中小企業で起こる採用・教育・評価の問題と解決策
「採用担当者がいない」
「人事部がない」
「採用は社長がやっている」
「社員が増えてきたけど、人事のことまで手が回らない」
もし、これらのどれかに心当たりがあるなら、この記事はぜひ最後まで読んでいただきたいと思います。
中小企業では、「人事専任の担当者がいない」ことは決して珍しいことではありません。
営業、現場、経理、総務、そして採用。
一人の社員がいくつもの仕事を兼任している会社も多くあります。
もちろん、それ自体が悪いわけではありません。
創業したばかりの会社や社員数がまだ少ない会社であれば、社長や総務担当者が採用を担当するのは自然なことです。
「まずは目の前のお客様に応える」
「現場をしっかり回す」
「売上をつくる」
会社が成長する過程では、こうした業務が優先されるのも当然です。
しかし、社員数が増え、採用人数が増え、組織が大きくなってくると、少しずつ状況が変わってきます。
今までは社長一人でできていた採用が、だんだん回らなくなる。
入社した社員の教育を現場だけでは対応しきれなくなる。
社員が増えて、「誰をどう評価するのか」という問題も出てくる。
そして、ある時こんな疑問が出てきます。
「そろそろ、人事が必要なんじゃないか？」
今回は、人事がいない会社で起こりやすい問題から、採用・教育・評価の仕組みづくり、そして株式会社とうすやがどのように中小企業の人事・採用を支援しているのかまで、詳しくご紹介します。
まず、「人事がいない会社」は悪い会社なのか？
結論から言うと、人事担当者がいないこと自体が悪いわけではありません。
特に中小企業では、
- 社長が採用を担当する
- 総務が採用を兼任する
- 現場責任者が面接をする
- 入社後の教育は先輩社員が担当する
といった形で人事業務を分担しているケースもあります。
社員数が少ないうちは、それでも十分に会社が回ることがあります。
たとえば、社員が5人程度であれば、
「次の人を採用しよう」
「社長が面接しよう」
「入社したら先輩が教えよう」
というやり方でも、それほど大きな問題にならないかもしれません。
問題になるのは、会社が成長しているのに、人事の仕組みだけが以前のままになっているケースです。
社員が10人から20人へ。
20人から30人へ。
さらに50人へ。
会社の規模が大きくなれば、当然「人」に関する仕事も増えていきます。
それでも、
採用は社長。
面接は現場責任者。
教育は先輩社員。
評価はなんとなく。
という状態が続いていると、少しずつ組織の中に「人」に関する問題が積み重なっていきます。
人事がいない会社で起こりやすい5つの問題
では、具体的にどんな問題が起こるのでしょうか。
ここでは、中小企業で起こりやすい代表的な5つの問題を紹介します。
① 社長が採用業務に追われる
まず多いのが、社長が採用担当者を兼任しているケースです。
「人が足りないから求人を出そう」
そう決めたら、
- 求人内容を考える
- 求人サイトに掲載する
- 応募者を確認する
- 応募者へ連絡する
- 面接日程を調整する
- 面接する
- 合否を連絡する
- 入社までフォローする
といった業務が発生します。
しかし、社長の仕事は採用だけではありません。
経営判断、営業、顧客対応、資金繰り、社員とのコミュニケーション、新規事業など、やるべきことは数多くあります。
その結果、
「採用しなければいけないのは分かっている。でも採用に使える時間がない」
という状態になってしまいます。
これは社長の努力不足ではありません。
単純に、一人で抱える仕事が多すぎるのです。
② 「とりあえず求人を出す」採用になってしまう
採用担当者がいない会社では、採用活動そのものが場当たり的になってしまうことがあります。
たとえば、
「人が足りないから求人を出そう」
↓
「求人サイトに掲載しよう」
↓
「応募が来ない」
↓
「給与を上げよう」
↓
「それでも応募が来ない」
という流れです。
もちろん、給与や待遇は採用において重要な要素です。
しかし、採用がうまくいかない原因は、それだけではありません。
そもそも、
「誰に来てほしいのか？」
が明確になっているでしょうか？
そして、
「なぜ、その人は自社を選ぶのか？」
を求人の中で伝えられているでしょうか？
さらに、
- 競合企業との違い
- 求職者にとってのメリット
- 仕事内容の具体性
- キャリアアップのイメージ
- 職場の雰囲気
- 入社後の働き方
などが整理されているでしょうか？
「求人を出すこと」と「採用活動を設計すること」は、同じではありません。
③ 応募者への連絡が遅れてしまう
採用活動では、応募後のスピードも重要です。
応募したのに何日も連絡がない。
面接の日程がなかなか決まらない。
問い合わせをしても返信が遅い。
こうした状態が続くと、応募者からすると、
「この会社、本当に採用する気があるのかな？」
と感じてしまう可能性があります。
もちろん、社長や担当者が採用を軽視しているわけではありません。
むしろ、
「他の仕事を優先せざるを得ない」
というケースがほとんどです。
営業や現場の仕事をしながら採用も担当する。
経理や総務をしながら応募者対応もする。
こうした兼任が続けば、採用業務が後回しになるのは決して不思議なことではありません。
だからこそ、採用担当者がいない会社では、採用業務を誰が、いつ、どのように進めるのかという仕組みが重要になります。
④ 入社後の教育が「現場任せ」になる
採用できたら終わり、ではありません。
むしろ、会社にとっては入社してからがスタートです。
しかし、人事部がない会社では、
「入社したら、現場の○○さんに教えてもらって」
というケースも少なくありません。
もちろん、現場の社員から仕事を教えてもらうこと自体は悪いことではありません。
実際の業務を知っている人から直接教えてもらえるのは、大きなメリットです。
問題は、教育の仕組みがないことです。
Aさんが教えると、
「まずはこれを覚えて」
Bさんが教えると、
「いや、それよりこっちが先」
となってしまう。
新人からすると、
「結局、何から覚えればいいんだろう？」
となってしまいます。
さらに、教育担当者によって教える内容や基準が違えば、社員の成長にもばらつきが出てしまいます。
⑤ 「評価の基準」が分からなくなる
社員数が増えてくると、さらに重要になるのが「評価」です。
社員が数人であれば、
「最近頑張っているよね」
「仕事を任せられるようになったね」
という感覚的な評価でも、ある程度は成り立つかもしれません。
しかし、社員が増えてくると、
「何を頑張れば評価されるの？」
「どうすれば昇給できるの？」
「自分は会社から何を期待されているの？」
という疑問が生まれてきます。
評価基準が曖昧なままだと、
「頑張っているのに、何が評価されているのか分からない」
という状態になる可能性があります。
そして、この問題は採用にもつながります。
求職者から、
「入社したら、どんなキャリアがありますか？」
「どうすれば評価されますか？」
「将来的にどんな仕事を任せてもらえますか？」
と聞かれたとき、会社として明確に答えられるでしょうか。
採用、教育、評価は、実はすべてつながっています。
「人事がいない会社」で起こる悪循環
ここまでの話を一度整理してみましょう。
採用
人が足りない
↓
社長が求人を出す
↓
応募が少ない
↓
さらに採用活動に時間を使う
↓
社長の負担が増える
入社後
なんとか採用する
↓
現場社員が教育する
↓
教育方法が人によって違う
↓
新人が戸惑う
↓
早期離職につながる可能性がある
評価
社員が増える
↓
評価基準が曖昧になる
↓
「何を頑張ればいいの？」となる
↓
社員の不満や不安につながる
そして、また人が足りなくなる。
「人が足りない」
↓
「採用しなければ」
↓
「でも採用する時間がない」
↓
「なんとか採用する」
↓
「教育も現場任せ」
↓
「また人が足りなくなる」
このループに入ってしまうと、経営者や現場責任者の負担はどんどん大きくなります。
「人事がいない」の本当の問題は、人事担当者がいないことではない
ここが、今回一番お伝えしたいポイントです。
人事担当者がいないこと自体が問題なのではありません。
本当の問題は、
「人に関する仕事が、誰か一人の頑張りに依存していること」
です。
社長が採用する。
現場が教育する。
管理職が評価する。
それぞれが頑張っている。
でも、
「会社として採用をどうするのか」
「どんな人材を採用したいのか」
「入社した人をどう育てるのか」
「どう評価するのか」
という全体設計がない。
そうなると、どうしても個人の経験や感覚に頼ることになります。
つまり、必要なのは単純に「人事担当者を1人採用すること」だけではありません。
会社として人事を考える仕組みをつくることが重要なのです。
では、中小企業は「人事部」をつくればいいの？
ここで、
「じゃあ、人事担当者を採用すればいいんじゃない？」
と思う方もいるでしょう。
もちろん、それも一つの方法です。
ただし、すべての会社がすぐに専任の人事担当者を採用できるとは限りません。
採用コストもかかります。
人材を探す時間も必要です。
さらに、人事経験者を採用したとしても、
「自社では何をやってもらうのか？」
が整理されていなければ、せっかく採用した人材を十分に活かせない可能性もあります。
だからこそ、まずは、
「自社には、どんな人事機能が必要なのか？」
を整理することが大切です。
とうすやが考える「人事の礎」とは？
株式会社とうすやが大切にしている考え方があります。
それが、
「人事がない会社に、人事の礎をつくる」
という考え方です。
いきなり大きな人事部をつくることが目的ではありません。
まず、
「今、この会社には何が必要なのか？」
を一緒に整理します。
採用なら、「誰を採用するのか」から考える
例えば採用。
単純に求人を作って掲載するだけではありません。
まず、
- どんな人を採用したいのか
- なぜその人を採用したいのか
- どんな仕事を任せるのか
- どんな経験や価値観が合うのか
- 会社のどんな魅力を伝えるのか
- どの採用チャネルを使うのか
- 選考では何を見るのか
といったことを整理します。
つまり、
「求人を出す前の設計」
から考えるのです。
そして最終的には、
「とうすやがいなくても、自社で人事を回せる」
状態を目指します。
「応募が来ない」の前に、考えるべきこと
「求人を出しても応募が来ません」
これは、中小企業からよく聞かれる悩みの一つです。
しかし、応募数だけを見てしまうと、
「もっと給与を上げよう」
「もっと求人媒体を増やそう」
という方向に進みがちです。
もちろん、それが必要な場合もあります。
一方で、まず考えたいのが、
「そもそも、求職者に自社の魅力が伝わっているのか？」
ということです。
例えば、
「アットホームな会社です」
「やりがいのある仕事です」
「未経験歓迎です」
だけでは、他社との違いが伝わりにくいかもしれません。
「誰と働くのか」
「どんな仕事をするのか」
「どんなキャリアを歩めるのか」
「どんな会社を目指しているのか」
まで具体的に伝えることで、求職者が働く姿をイメージしやすくなります。
採用活動では、会社側が伝えたいことと、求職者が知りたいことの間にあるギャップを埋めることも重要です。
採用だけではなく、「入社後」まで考える
とうすやが考える人事は、採用だけではありません。
人を採用したら、次は育成があります。
そして、育成したら評価があります。
評価があれば、キャリアや組織づくりにもつながります。
つまり、
採用 → 育成 → 評価 → 定着 → 次の採用
という循環を考える必要があります。
採用だけを改善しても、入社後の教育がうまくいかなければ、長期的な組織づくりにはつながりにくいでしょう。
だからこそ、とうすやでは企業の状況に合わせて、採用だけでなく人事全体を考えていきます。
とうすやが目指すのは「依存される採用支援」ではない
ここも、とうすやが大切にしているポイントです。
とうすやが採用業務をすべて代わりにやれば、一時的には楽になるかもしれません。
しかし、
「とうすやがいないと採用できない」
という状態になってしまっては、本当の意味での支援とは言えないと考えています。
とうすやが目指しているのは、
「企業自身が採用・人事を考えて、動かせる状態」
です。
例えば、
「今年はこういう人を採用しよう」
「この求人で採用活動を進めよう」
「面接ではこういうポイントを確認しよう」
「入社後はこのように育成しよう」
と、企業自身が判断できる状態をつくっていく。
とうすやは、そのための仕組みづくりやノウハウの整理を支援します。
「人事がない会社」こそ、早めに考えておきたいこと
人事について考えるのは、社員数が100人になってからでもいい。
そう思う方もいるかもしれません。
しかし、実際には社員数が少ない段階だからこそ、整理しやすいこともあります。
例えば、
① 採用基準を決める
「どんな人と一緒に働きたいのか？」
② 仕事内容を整理する
「入社した人に何を任せるのか？」
③ 教育方法を整理する
「最初の1か月、3か月、半年で何を覚えてもらうのか？」
④ 評価基準を整理する
「どんな行動・成果を評価するのか？」
⑤ キャリアを考える
「入社後、どんな成長ができるのか？」
こうしたことを少しずつ整理しておけば、会社が大きくなったときにも人事の土台として活用できます。
こんな会社は、一度「人事」を見直してみませんか？
次の項目に当てはまるものがあれば、一度、自社の人事・採用について考えてみることをおすすめします。
- □ 採用担当者が決まっていない
- □ 社長が採用業務を兼任している
- □ 人事部がない
- □ 求人を出しても応募が少ない
- □ 応募者への連絡が後回しになっている
- □ 面接する人によって質問や判断が違う
- □ 入社後の教育を現場に任せている
- □ 新人教育のマニュアルがない
- □ 評価基準が曖昧
- □ 社員からキャリアについて聞かれると答えに困る
- □ 人が辞める理由がよく分からない
- □ 採用・育成・評価が別々に動いている
- □ 人事について相談できる人が社内にいない
一つでも当てはまったからといって、すぐに「人事部をつくらなければいけない」というわけではありません。
まずは、
「自社の人に関する課題は、どこにあるのか？」
を整理することから始めてみてください。
「人事がいない会社」から「人事が機能する会社」へ
会社が成長すると、必ず「人」の問題が出てきます。
採用。
教育。
評価。
定着。
組織づくり。
これらはすべて別々の問題に見えて、実はつながっています。
だからこそ、
「人が足りないから、とりあえず求人を出す」
だけではなく、
「会社として、どんな人と働き、どう成長してもらい、どんな組織をつくっていきたいのか」
を考えることが重要です。
人事担当者がいなくても、人事はできます。
人事部がなくても、人事の仕組みはつくれます。
大切なのは、会社の規模や人数に合わせて、今必要な「人事の形」を考えることです。
とうすやは「人事がない会社」の味方です
とうすやが向き合っているのは、人事部がすでに完成している大企業だけではありません。
むしろ、
「人事について、何から始めたらいいか分からない」
という中小企業こそ、とうすやが力になれる場所だと考えています。
採用担当者がいない。
採用ノウハウがない。
人事制度が整っていない。
採用活動に時間をかけられない。
でも、会社をもっと成長させたい。
そんな企業と一緒に、
「今、何が必要なのか？」
「どこから始めればいいのか？」
を考えていきます。
そして、企業の中に少しずつ人事・採用の仕組みをつくっていく。
それが、とうすやの考える採用支援です。
「これ、うちの会社のことかも」と思ったら
この記事を読んで、
「社長が採用を全部やっている」
「採用担当者が実は誰もいない」
「教育は現場に任せっぱなし」
「評価の基準が明確になっていない」
「採用したいけど、何から始めればいいか分からない」
そんなことを思った方もいるかもしれません。
でも、それは「ダメな会社だから」ではありません。
会社が成長してきたからこそ、これまでのやり方では少し回りにくくなってきただけなのかもしれません。
だからこそ、次のステップとして、
「会社として、人とどう向き合っていくのか？」
を考えてみる。
それが、人事を整える最初の一歩です。
まとめ｜「人事がいない会社」に必要なのは、人事担当者だけではない
「人事担当者がいない」
「採用担当者がいない」
「人事部がない」
それ自体は、決して悪いことではありません。
大切なのは、
「人に関する仕事が、誰か一人の頑張りに依存していないか？」
ということです。
採用も、育成も、評価も、組織づくりも。
会社が成長していくためには、「人」に関する仕組みが欠かせません。
とうすやが目指しているのは、企業に代わってずっと人事をすることではありません。
「人事がない会社に、人事の礎をつくる。」
そして最終的には、企業自身が採用・人事を考え、動かしていける状態をつくること。
「人が採れない」
「採用に時間を取られすぎている」
「採用担当者がいない」
「社員が増えて人事が追いつかなくなってきた」
「人事について相談できる人がいない」
もし、そんな悩みを抱えているなら、一度、自社の「人事」について考えてみませんか？
「これ、うちの会社のことかも」
そう思ったことが、会社の人事を変える最初のきっかけになるかもしれません。
とうすやは、そんな企業の「最初の一歩」から、一緒に考えていきます。
